Datenschutzerklärung

Accopia Software – Unternehmenswebseite und Kundenportal

Stand: 05. November 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Webseite ist:

Sven Exler · Accopia Software
Welserstraße 3
87463 Dietmannsried
Deutschland

E-Mail: info@accopia-software.de
Telefon: +49 160 95751525
Webseite: https://accopia-software.de

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer datenschutzrechtlichen Rechte können Sie sich jederzeit an die angegebene E-Mail-Adresse wenden.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Unternehmenswebseite accopia-software.de sowie für die darüber bereitgestellten Funktionen und, nach deren Freischaltung, das Accopia-Software-Kundenportal.

Accopia Software bietet Informationen über Softwareprodukte, digitale Dienstleistungen und individuelle Entwicklungsprojekte.

Für eigenständig betriebene Anwendungen wie VoiceCase, VAULT oder RevArchive können gesonderte Datenschutzbestimmungen gelten.

Hinweis zum Funktionsumfang: Die öffentliche Webseite und das neue Kundenportal befinden sich zum Stand dieser Erklärung noch in unterschiedlichen Bereitstellungsumgebungen. Die Kundenportal-Funktionen sind technisch vorbereitet, auf der öffentlichen Domain jedoch noch nicht freigeschaltet. Die nachfolgenden Angaben zum Kundenportal gelten für die entsprechenden Verarbeitungen ab dessen tatsächlicher Bereitstellung und Nutzung.

3. Allgemeine Grundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Rahmen der geltenden Datenschutzgesetze, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere an der Sicherheit, Funktionsfähigkeit und ordnungsgemäßen Verwaltung unserer Dienste.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere von Aufbewahrungspflichten.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, soweit eine Verarbeitung ausdrücklich auf dieser Grundlage erfolgt.

Welche Rechtsgrundlage einschlägig ist, richtet sich nach der jeweiligen Funktion und dem konkreten Verarbeitungszweck.

4. Hosting und technische Bereitstellung

Die öffentliche Webseite wird über die Infrastruktur von Cloudflare bereitgestellt. Dabei verwenden wir Cloudflare Workers zur Auslieferung der Webseiteninhalte.

Beim Aufruf der Webseite können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Webseiten und Ressourcen,
• Browsertyp und Browserversion,
• Betriebssystem und technische Geräteinformationen,
• Referrer-Informationen, soweit vom Browser übermittelt,
• technische Verbindungs- und Sicherheitsinformationen,
• Fehler- und Zugriffsstatus.

Diese Informationen dienen der Bereitstellung der Webseite, der technischen Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unseres Internetangebots.

4.1 Cloudflare

Wir verwenden Leistungen von:

Cloudflare, Inc.
Vereinigte Staaten von Amerika

Cloudflare betreibt ein weltweit verteiltes Netzwerk. Bei der Bereitstellung der Webseite können daher auch personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.

Weitere Informationen:

https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

Informationen zur Auftragsverarbeitung:

https://www.cloudflare.com/cloudflare-customer-dpa/

4.2 Technische Protokolldaten

Cloudflare kann bei der Bereitstellung und Absicherung der Webseite technische Zugriffs- und Verbindungsdaten verarbeiten.

Für die öffentliche Webseite ist keine gesonderte Logpush-Weiterleitung eingerichtet. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Cloudflare keinerlei technische Protokolle oder Sicherheitsinformationen verarbeitet.

Die Speicherdauer richtet sich nach den jeweiligen technischen Zwecken, den eingesetzten Diensten und deren geltenden Aufbewahrungsregelungen.

Eine einheitliche Speicherfrist für sämtliche technischen Zugriffsdaten kann nicht angegeben werden.

5. Cloudflare Web Analytics

Für die Domain accopia-software.de ist Cloudflare Web Analytics in der Cloudflare-Konfiguration aktiviert.

Cloudflare Web Analytics dient der statistischen Auswertung der Webseitennutzung und der technischen Leistung der Webseite.

Bei entsprechender Einbindung kann ein JavaScript-Skript von Cloudflare geladen werden. Dieses dient insbesondere der Erhebung von Informationen über Seitenaufrufe und Ladezeiten.

Dabei können technische Informationen zur Seitennutzung und zur Leistung des Browsers verarbeitet werden.

Cloudflare beschreibt Web Analytics als datenschutzorientierten Analysedienst, der keine individuellen Besucher über verschiedene Kundenwebseiten hinweg verfolgt.

Bei einer automatischen Einbindung kann das Skript über folgende Adresse geladen werden:

https://static.cloudflareinsights.com/

Die Übermittlung der Messdaten kann über einen technischen Endpunkt auf der eigenen Domain erfolgen.

Die tatsächliche Aktivierung des Messskripts kann von der jeweiligen Seitenauslieferung und der Cloudflare-Konfiguration abhängen.

Zweck: Statistische Auswertung der Webseitennutzung und Verbesserung der technischen Leistungsfähigkeit.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die konkrete Verarbeitung nach einer Interessenabwägung hierauf gestützt werden kann. Soweit ein einwilligungspflichtiger Zugriff auf das Endgerät erfolgt, ist zusätzlich eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich.

Weitere Informationen:

https://developers.cloudflare.com/web-analytics/

6. Benutzerkonten und Registrierung

Accopia Software hat einen persönlichen Kundenbereich mit Registrierungs- und Anmeldefunktionen entwickelt.

Dieser Bereich wird mit seiner Freischaltung die Erstellung und Verwaltung von Benutzerkonten ermöglichen.

6.1 Registrierung

Für die Registrierung werden folgende Daten verarbeitet:

• zufällig erzeugte Benutzerkennung,
• E-Mail-Adresse,
• Passwort beziehungsweise daraus abgeleiteter Passwortprüfwert,
• Erstellungszeitpunkt,
• Zeitpunkt der E-Mail-Bestätigung.

Ein zusätzlicher Benutzername oder Anzeigename ist für die Registrierung nicht erforderlich.

Die Verarbeitung dient der Erstellung, Bereitstellung und Verwaltung des Benutzerkontos.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.2 E-Mail-Bestätigung

Zur Überprüfung der angegebenen E-Mail-Adresse wird ein Bestätigungslink bereitgestellt.

Hierfür wird ein zufälliger Bestätigungstoken erzeugt, der nur in gehashter Form gespeichert wird.

Der Bestätigungslink ist für 24 Stunden gültig und kann einmalig verwendet werden.

Die Verarbeitung dient der Überprüfung der E-Mail-Adresse und dem Schutz vor missbräuchlichen Registrierungen.

6.3 Passwortspeicherung

Passwörter werden nicht als lesbarer Klartext in der Kontodatenbank gespeichert.

Zur Ableitung des gespeicherten Passwortprüfwerts verwendet die Anwendung das Verfahren PBKDF2 mit SHA-256.

Die derzeitige Implementierung sieht folgende Parameter vor:

• 100.000 Iterationen,
• individueller zufälliger Salt mit 24 Byte,
• abgeleiteter Prüfwert mit 256 Bit.

Gespeichert werden der Passwortprüfwert sowie die für dessen Überprüfung erforderlichen Parameter.

Bei Registrierung, Anmeldung und bestimmten Kontoaktionen muss das eingegebene Passwort vorübergehend serverseitig verarbeitet werden, um die jeweilige Aktion durchzuführen.

Für neue und geänderte Passwörter ist eine Länge von 12 bis 256 Zeichen vorgesehen.

6.4 Anmeldung und Abmeldung

Nach erfolgreicher Anmeldung wird eine persönliche Sitzung eingerichtet.

Hierfür werden zufällige Sitzungstoken verwendet. In der Datenbank werden nur deren SHA-256-Hashwerte gespeichert.

Die Sitzung ist einem Benutzerkonto zugeordnet und verfügt über festgelegte Erstellungs- und Ablaufzeitpunkte.

Bei der Abmeldung wird die betreffende Sitzung serverseitig entfernt und das zugehörige Sitzungscookie gelöscht.

6.5 Passwortzurücksetzung

Benutzer können eine Passwortzurücksetzung über einen dafür vorgesehenen Link beantragen.

Der Wiederherstellungslink ist für eine Stunde gültig.

Der zufällig erzeugte Token wird nur in gehashter Form gespeichert.

Nach erfolgreicher Zurücksetzung wird der bisherige Kontozugriff entsprechend den vorgesehenen Sicherheitsmechanismen angepasst.

6.6 Passwortänderung

Angemeldete Benutzer können ihr Passwort ändern.

Hierfür muss das bisherige Passwort angegeben werden.

Nach einer erfolgreichen Änderung werden bestehende Kundensitzungen und zugehörige Projektzugänge ungültig gemacht.

6.7 Änderung der E-Mail-Adresse

Benutzer können die hinterlegte E-Mail-Adresse ändern.

Hierfür ist die Eingabe des aktuellen Passworts erforderlich.

Die neue E-Mail-Adresse wird zunächst vorübergehend gespeichert und erst nach Bestätigung übernommen.

Der Bestätigungslink ist für eine Stunde gültig.

Nach erfolgreicher Änderung werden bestehende Kundensitzungen und zugehörige Projektzugänge ungültig gemacht.

7. Technisch erforderliche Cookies und Sitzungen

Für den Kundenbereich sind technisch erforderliche Sitzungscookies vorgesehen.

Diese dienen der Authentifizierung, dem Schutz von Benutzerkonten und der Bereitstellung geschützter Projektbereiche.

Die derzeitige Anwendung verwendet folgende Cookies:

Alle drei Cookies werden mit dem Attribut Secure und HttpOnly gesetzt.

Die Cookies für Kundenkonten und Administration verwenden SameSite=Strict, das Projektcookie verwendet SameSite=Lax.

Die Cookies sind für die Bereitstellung der jeweiligen geschützten Funktionen vorgesehen.

Eine Speicherung von Authentifizierungsdaten über Local Storage, Session Storage oder IndexedDB wurde in der geprüften Anwendungsimplementierung nicht festgestellt.

Zusätzliche technische Cookies der Cloudflare-Infrastruktur oder eines gegebenenfalls vorgeschalteten Zugangsschutzes können unabhängig davon zum Einsatz kommen.

Rechtsgrundlage für die mit den Sitzungen verbundene personenbezogene Datenverarbeitung: Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.

Soweit die Cookies unbedingt erforderlich sind, um einen ausdrücklich gewünschten Dienst bereitzustellen, ist eine gesonderte Einwilligung gemäß § 25 Abs. 2 TDDDG nicht erforderlich.

8. Projektanfragen und individuelle Aufträge

Accopia Software bietet die Möglichkeit, Projektanfragen zu digitalen Dienstleistungen und Softwareentwicklungen einzureichen.

Hierfür können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• gewünschte Leistungen,
• Projektbeschreibung,
• Angaben zu einem bereits vorhandenen System,
• gewünschter Umsetzungszeitraum,
• Budgetvorstellungen,
• Wartungs- und Betreuungswünsche,
• technische Anfragekennung,
• Bearbeitungsstatus und Zeitpunkte.

Die Daten werden zur Prüfung der Anfrage, zur Kommunikation und gegebenenfalls zur Vorbereitung beziehungsweise Durchführung eines Vertrags verwendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit ergänzende Maßnahmen zur Organisation und Missbrauchsvermeidung erforderlich sind, kommt Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Betracht.

8.1 Projektanfragen ohne Benutzerkonto

Projektanfragen können über die dafür vorgesehenen Funktionen auch unabhängig von einem bereits bestehenden Kundenkonto verarbeitet werden.

Wird später ein Benutzerkonto mit derselben bestätigten E-Mail-Adresse eingerichtet beziehungsweise verwendet, können frühere noch nicht zugeordnete Gastanfragen automatisch diesem Konto zugeordnet werden.

Dies dient der Zusammenführung und Verwaltung der betreffenden Projektkommunikation.

8.2 Vermeidung doppelter Anfragen

Zur Erkennung mehrfach eingereichter Projektanfragen kann eine technische Kennung verarbeitet werden.

Diese dient der Vermeidung versehentlicher Doppelübermittlungen und der ordnungsgemäßen Bearbeitung.

9. Projektverwaltung und Nachrichten

Im Kundenportal können Projektanfragen und Aufträge verwaltet werden.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Projekt- und Auftragsbezeichnungen,
• Bearbeitungsstatus,
• Nachrichteninhalte,
• Kennzeichnung des Nachrichtenverfassers,
• interne Bearbeitungsnotizen,
• Projekt- und Ereignisverläufe,
• Zeitpunkte einzelner Bearbeitungsschritte,
• Zuordnung zu Benutzerkonten und Projekten.

Die Verarbeitung dient der Kommunikation mit Kunden, der Durchführung vereinbarter Leistungen und der nachvollziehbaren Projektorganisation.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für ergänzende Verwaltungs- und Nachweiszwecke kann Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein.

9.1 Interne Notizen

Berechtigte Mitarbeiter beziehungsweise Administratoren können interne Notizen zu Projektanfragen und Aufträgen erstellen.

Diese werden zur Organisation, Bearbeitung und Dokumentation der jeweiligen Vorgänge verwendet.

Sie sind nicht automatisch Bestandteil der für Kunden angezeigten Kommunikation.

10. Persönliche Projektzugänge

Für bestimmte Projekte können persönliche Zugangslinks bereitgestellt werden.

Diese ermöglichen den Zugriff auf einen jeweils dafür vorgesehenen Projektbereich.

Die Links werden durch zufällige Token abgesichert.

Die ursprünglichen Token werden nicht als lesbarer Klartext in der Datenbank gespeichert; stattdessen werden Hashwerte verwendet.

Ein Projektzugangslink ist für 14 Tage gültig.

Nach erfolgreicher Nutzung kann eine Projektsitzung eingerichtet werden, die für sieben Tage gültig ist.

Projektzugangslinks werden zunächst über ein URL-Fragment verarbeitet. Die Anwendung entfernt dieses nach der Verarbeitung aus der Browseradresszeile.

Bei bestimmten Kontoänderungen oder bei einer Kontolöschung werden bestehende Projektzugänge entsprechend den implementierten Sicherheitsregeln widerrufen.

11. Automatischer E-Mail-Versand

Für den Kundenbereich ist ein automatisierter E-Mail-Versand über Resend vorgesehen.

Dieser dient insbesondere der Übermittlung von:

• Registrierungsbestätigungen,
• Links zur Passwortzurücksetzung,
• Bestätigungen von E-Mail-Änderungen,
• projektbezogenen Zugangslinks,
• Benachrichtigungen über Projektanfragen und Statusänderungen,
• Informationen zu bestimmten Kontoänderungen.

Je nach Art der Nachricht können folgende Daten an den Versanddienst übermittelt werden:

• Absender- und Empfängeradresse,
• Betreff,
• Nachrichtentext,
• technische Bestätigungs- oder Wiederherstellungslinks,
• Projektreferenz,
• projektbezogene Statusinformationen.

Es werden nicht grundsätzlich vollständige Projektbeschreibungen oder sämtliche Inhalte der Projektkommunikation per E-Mail versendet.

11.1 Dienstleister Resend

Für den automatischen E-Mail-Versand ist folgender Dienstleister vorgesehen:

Plus Five Five, Inc. (Resend)
2261 Market Street #5039
San Francisco, CA 94114
USA

Informationen zur Auftragsverarbeitung:

https://resend.com/legal/dpa

Die Nutzung dieses Dienstes setzt die vollständige technische Einrichtung des Versands voraus.

11.2 Speicherung von Versandinformationen

Zur Abwicklung automatisierter E-Mails können Versandaufträge mit Angaben zum Empfänger, Versandstatus, Zeitpunkt und gegebenenfalls einer technischen Fehlerkennung gespeichert werden.

Bei bestimmten kontobezogenen Benachrichtigungen wird die Empfängeradresse nach erfolgreicher Übergabe an den Versanddienst aus dem zugehörigen Versandauftrag entfernt.

Bei noch ausstehenden oder fehlgeschlagenen Versandaufträgen kann die Empfängeradresse bis zur weiteren Bearbeitung gespeichert bleiben.

Die erfolgreiche Übergabe an den Versanddienst bedeutet nicht zwingend, dass die Nachricht bereits im Postfach des Empfängers eingegangen ist.

12. Missbrauchsschutz und Sicherheit

Zur Verhinderung missbräuchlicher Zugriffe und wiederholter unzulässiger Anfragen werden technische Sicherheitsmaßnahmen eingesetzt.

Hierzu gehören insbesondere:

• Begrenzung wiederholter Anmelde- und Aktionsversuche,
• Überprüfung des Anfrageursprungs bei schreibenden Aktionen,
• Eingabe- und Größenbegrenzungen,
• technische Maßnahmen gegen automatisierte Formularübermittlungen,
• geschützte Datenbankabfragen,
• Beschränkungen für den Zugriff auf personenbezogene Projektdaten.

12.1 Versuchsbegrenzungen

Für bestimmte Aktionen verwendet die Anwendung die übermittelte IP-Adresse beziehungsweise bei authentifizierten Benutzern gegebenenfalls eine Benutzerkennung zur Begrenzung wiederholter Anfragen.

Dabei werden unter anderem gehashte technische Kennungen, Zähler und Ablaufzeitpunkte gespeichert.

Die Ablaufzeit beträgt bei diesen Begrenzungsdatensätzen grundsätzlich zwei Stunden ab ihrer Erstellung.

Die Bereinigung erfolgt im Rahmen nachfolgender Verarbeitungsvorgänge und nicht zwingend exakt zum Ablaufzeitpunkt.

Die Verwendung gehashter Kennungen bedeutet nicht in jedem Fall, dass die entsprechenden Informationen vollständig anonym sind.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz der Benutzerkonten, der Abwehr automatisierter Angriffe und der Gewährleistung der Verfügbarkeit unserer Dienste.

13. Administration und interne Verwaltung

Zur Verwaltung von Kundenanfragen, Benutzerkonten und Projekten werden administrative Funktionen eingesetzt.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Mitarbeiter- beziehungsweise Administratorenkennung,
• E-Mail-Adresse,
• Rolle und Berechtigungen,
• administrative Sitzungsinformationen,
• Bearbeitungsstatus,
• interne Verwaltungsinformationen,
• technische Versand- und Fehlerstatus.

Zugriff auf administrative Funktionen erhalten ausschließlich entsprechend berechtigte Personen.

Die Verarbeitung dient der ordnungsgemäßen Organisation der angebotenen Dienstleistungen, der Bearbeitung von Anfragen und der Absicherung der Verwaltungsfunktionen.

14. Löschung des Benutzerkontos

Das Kundenportal bietet eine Funktion zur eigenständigen Löschung des Benutzerkontos.

Hierfür sind die Eingabe des aktuellen Passworts und eine ausdrückliche Bestätigung erforderlich.

Bei der Kontolöschung werden insbesondere folgende Informationen aus der aktiven Kontoverwaltung entfernt beziehungsweise ungültig gemacht:

• Benutzerkonto,
• gespeicherter Passwortprüfwert,
• bestehende Kundensitzungen,
• Bestätigungs- und Aktionstoken,
• persönliche Projektzugangslinks,
• bestehende Projektsitzungen.

Der Zugang zu den bisher zugeordneten Projekten wird dadurch gesperrt.

Wichtig: Die Löschung eines Benutzerkontos führt nicht automatisch zur vollständigen Löschung sämtlicher zuvor erstellter Projektunterlagen.

Insbesondere können Projektanfragen, E-Mail-Adressen, Nachrichten, interne Notizen, Auftragsinformationen und Bearbeitungsverläufe weiterhin vorhanden sein.

Auch eine frühere Benutzerkennung kann in bestehenden Projektunterlagen gespeichert bleiben.

Soweit diese Daten nicht mehr erforderlich sind und keine rechtmäßige Grundlage für ihre weitere Speicherung besteht, sind sie gesondert zu löschen.

Benutzer können hierzu eine Anfrage an info@accopia-software.de richten.

15. Löschung von Projekt- und Auftragsdaten

Projektbezogene Daten werden grundsätzlich so lange verarbeitet, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage, Durchführung eines Auftrags oder Erfüllung rechtlicher Pflichten erforderlich ist.

Nach Abschluss eines Auftrags werden nicht mehr benötigte auftragsbezogene Nachrichten, E-Mails und Portaldaten durch Accopia Software manuell überprüft und gelöscht, soweit keine rechtlichen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.

Eine automatische vollständige Löschung aller Projektunterlagen unmittelbar nach dem Auftragsabschluss findet derzeit nicht statt.

Einzelne Informationen können insbesondere dann weiterhin erforderlich sein, wenn sie:

• zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten benötigt werden,
• Bestandteil aufbewahrungspflichtiger Geschäftsunterlagen sind,
• für die Abwicklung noch offener Ansprüche erforderlich sind,
• aus anderen rechtmäßigen Gründen zeitweise aufbewahrt werden müssen.

Es gelten die jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Insbesondere können nach § 147 AO für bestimmte Unterlagen Aufbewahrungsfristen von sechs, acht oder zehn Jahren bestehen.

Nicht sämtliche Projektinformationen unterliegen automatisch derselben gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

16. Speicherung und Hosting des Kundenportals

Für das technisch vorbereitete Kundenportal wird eine serverseitige Anwendung mit Cloudflare D1 als Datenbank verwendet.

Über die Datenbank können insbesondere Kundenkonten, Projektanfragen, Nachrichten, Sitzungen, Versandaufträge und Verwaltungsinformationen verarbeitet werden.

Die derzeit geprüfte Portalanwendung wird in einer gesonderten Entwicklungs- beziehungsweise Vorschauumgebung betrieben.

Der konkrete Speicherort der eingesetzten D1-Datenbank und eine verbindliche Beschränkung der Datenverarbeitung auf die Europäische Union wurden für diese Umgebung nicht abschließend bestätigt.

Eine ausschließlich europäische Speicherung wird deshalb nicht zugesichert.

Technisch bedingte Wiederherstellungsstände, Sicherungskopien und Verwaltungsprotokolle können unabhängig von den aktiven Datenbankeinträgen bestehen.

Die für das Kundenportal geltenden konkreten Infrastruktur- und Vertragsbedingungen richten sich nach der jeweils produktiv eingesetzten Bereitstellungsumgebung.

17. Kontaktaufnahme per E-Mail

Sie können uns unter folgender Adresse kontaktieren:

info@accopia-software.de

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Informationen zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Hierzu können insbesondere gehören:

• E-Mail-Adresse,
• Name,
• Nachrichteninhalt,
• Datum und Uhrzeit der Kommunikation,
• freiwillig eingereichte Anhänge.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anfragen sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstiger Geschäftskommunikation.

17.1 STRATO

Für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir:

STRATO GmbH
Otto-Ostrowski-Straße 7
10249 Berlin
Deutschland

Mit STRATO besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Weitere Informationen:

https://www.strato.de/datenschutz/

17.2 Speicherdauer von E-Mails

Eingehende Nachrichten werden in unserem geschäftlichen E-Mail-Postfach gespeichert.

Eine automatische Löschregel ist derzeit nicht eingerichtet.

Nach Abschluss eines Auftrags werden nicht mehr benötigte auftragsbezogene E-Mails manuell gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtmäßigen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Die Aufbewahrungsdauer anderer Nachrichten richtet sich nach deren Zweck und den jeweils geltenden gesetzlichen Anforderungen.

18. Externe Links und weitere Angebote

Unsere Webseite enthält Verlinkungen zu externen Webseiten und Plattformen.

Dazu gehören unter anderem:

• GitHub,
• Discord,
• Patreon,
• PayPal,
• separat betriebene Softwareanwendungen und Produktwebseiten.

Bei der Auswahl eines externen Links kann Ihr Browser eine Verbindung zum jeweiligen Drittanbieter herstellen.

Dabei können insbesondere IP-Adressen, Browserinformationen und gegebenenfalls Referrer-Daten verarbeitet werden.

Für die anschließende Datenverarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

Die bloße Verlinkung bedeutet nicht, dass der externe Dienst bereits beim Laden unserer Webseite automatisch ausgeführt wird.

19. Empfänger personenbezogener Daten

Abhängig von der Nutzung unserer Angebote können personenbezogene Daten insbesondere an folgende Dienstleister übermittelt beziehungsweise durch diese verarbeitet werden:

Cloudflare: Hosting, Webinfrastruktur, technische Absicherung und Datenbankbetrieb des Kundenportals.

STRATO: Geschäftliche E-Mail-Kommunikation.

Resend: Automatischer Versand von Konto- und Projektbenachrichtigungen nach Freischaltung der entsprechenden Funktion.

Darüber hinaus kann eine Übermittlung an berechtigte öffentliche Stellen oder andere Empfänger erfolgen, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht.

20. Internationale Datenübermittlungen

Bei der Nutzung international tätiger Dienstleister kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen.

Dies betrifft insbesondere Cloudflare sowie bei dessen produktivem Einsatz den E-Mail-Dienstleister Resend.

Soweit eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt, sind die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO zu beachten.

Dazu gehören insbesondere die jeweils einschlägigen Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien, beispielsweise EU-Standardvertragsklauseln.

Informationen zu den betreffenden vertraglichen Datenschutzregelungen können über unsere Datenschutzkontaktadresse angefordert werden.

21. Speicherdauer im Überblick

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange verarbeitet, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine rechtliche Grundlage für die weitere Speicherung besteht.

Für die wichtigsten Datenkategorien gelten folgende Regelungen:

Die angegebenen Fristen für Sitzungscookies und Aktionslinks beschreiben deren vorgesehene technische Gültigkeit.

Dies bedeutet nicht zwangsläufig, dass sämtliche zugehörigen Datenbankeinträge oder technischen Sicherungskopien exakt zum Ablaufzeitpunkt physisch entfernt werden.

22. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen unberechtigten Zugriff, Verlust, Veränderung und unzulässige Offenlegung zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere:

• verschlüsselte HTTPS-Verbindungen,
• serverseitige Authentifizierungs- und Berechtigungsprüfungen,
• kryptografisch abgeleitete Passwortprüfwerte,
• gehashte Sitzungs- und Aktionstoken,
• zeitlich begrenzte Bestätigungs- und Wiederherstellungslinks,
• geschützte Sitzungscookies,
• Begrenzung wiederholter Anmeldeversuche,
• technische Eingabeprüfungen,
• Zugriffsbeschränkungen auf administrative Funktionen.

Die konkreten technischen Maßnahmen richten sich nach den produktiv eingesetzten Systemen.

Ein vollständiger Schutz vor sämtlichen Sicherheitsrisiken kann nicht garantiert werden.

23. Rechte betroffener Personen

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft: Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung: Art. 16 DSGVO,
• Löschung: Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung: Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit: Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch: Art. 21 DSGVO,
• Widerruf erteilter Einwilligungen: Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses verarbeiten, können Sie unter den Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an folgende E-Mail-Adresse wenden:

info@accopia-software.de

Zur Verhinderung unberechtigter Offenlegungen kann eine angemessene Identitätsprüfung erforderlich sein.

24. Beschwerderecht

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Für nichtöffentliche Stellen mit Sitz in Bayern ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland

Webseite: https://www.lda.bayern.de

Sie können sich auch an eine andere zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.

25. Erforderlichkeit der Datenbereitstellung

Für den allgemeinen Besuch unserer Webseite ist keine Registrierung erforderlich.

Die Nutzung eines persönlichen Kundenkontos setzt die Bereitstellung der hierfür erforderlichen Registrierungs- und Anmeldedaten voraus.

Für die Bearbeitung einer Projektanfrage werden die zur Kontaktaufnahme und Prüfung des Projekts erforderlichen Informationen benötigt.

Ohne diese Angaben können einzelne Funktionen oder Dienstleistungen möglicherweise nicht bereitgestellt werden.

26. Automatisierte Entscheidungen

Im Rahmen der beschriebenen Webseite und Kundenportal-Funktionen findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die gegenüber Benutzern rechtliche Wirkungen entfaltet oder sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt.

Automatisierte technische Prüfungen, beispielsweise bei der Anmeldung oder zur Abwehr missbräuchlicher Anfragen, dienen der Absicherung der jeweiligen Funktionen.

27. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die angebotenen Funktionen, die technische Infrastruktur, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

Insbesondere bei der öffentlichen Freischaltung neuer Funktionen werden die Datenschutzinformationen anhand der tatsächlich produktiven Datenverarbeitung überprüft und erforderlichenfalls aktualisiert.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Webseite bereitgestellt.

Stand: 05. November 2026

Accopia Software
https://accopia-software.de
info@accopia-software.de